La comunicazione obbligatoria dell'indirizzo PEC per le imprese

Come noto la Posta Elettronica Certificata (PEC)  è uno strumento di comunicazione elettronica cui attraverso strumenti di certificazione e sicurezza della trasmissione forniti al mittente dal gestore del servizio  è possibile attribuire valore legale all’ invio ed alla consegna di documenti informatici.

Sin dal suo avvento la PEC viene utilizzata quale  alternativa alle normali forme di comunicazione con valore legale (come le raccomandate con ricevuta di ritorno), consentendo trasmissioni sicure senza doversi recare fisicamente in un ufficio postale e soprattutto abbattendo i costi legati a tali strumenti.

Le previsioni del Decreto 185/2008

Dal 29 novembre 2008, ad opera del decreto n.185, la PEC è stata istituzionalizzata da parte del legislatore il quale l’ha resa obbligatoria per alcune categorie di soggetti.

In particolare a partire da tale data le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al Registro delle Imprese.
L'obbligo riguarda sia le imprese di nuova iscrizione che le imprese già esistenti, le quali dovevano provvedere entro il 29 novembre 2011 (termine poi prorogato al 30 giugno 2012).

Come precisato con la Circolare n. 3645/C del 03.11.2011 dal Ministero dello Sviluppo Economico, la disposizione in argomento si applica ai seguenti soggetti:

-          le società di capitali e di persone

-          le società semplici

-          le società cooperative

-          le società in liquidazione

-          le società estere che hanno in Italia una o più sedi secondarie.

In caso di omessa o tardiva comunicazione della PEC al Registro delle imprese, il Decreto dispone l’applicazione della sanzione amministrativa pecuniaria prevista dall’art.2630 c.c. per le omesse comunicazioni al Registro delle Imprese.

Il D.L. n.185/08, come detto, prevedeva quale termine finale per la comunicazione PEC al Registro delle Imprese il 29 novembre 2011.

Le modifiche operate dal D.L. 9 febbraio 2012 n.5

Con l’art.37 del D.L. n.5/2012, il legislatore è intervenuto nuovamente sull’argomento operando una proroga dell’originario termine per la comunicazione dell’indirizzo PEC, determinando quale nuovo termine quello del 30 giugno 2012. Tale nuovo termine trova applicazione per tutte le società che, alla data di entrata in vigore del Decreto (10 febbraio 2012) non abbiano ancora effettuato la dovuta comunicazione.

L’avvento della Legge di conversione n.35 del 4 aprile 2012

Successivamente al quadro normativo sinora esposto, si è andato ad aggiungere il recente intervento operato in sede di conversione in legge del Decreto 185: la Legge n.35 del 4 aprile 2012 ha infatti sostituito integralmente il testo dell’art.37 del Decreto.

Vediamo come.

L’attuale formulazione dell’art.37 ad opera della L.35/2012 oggi determina la seguente situazione:

-      risulta formalmente abrogato il termine del 30 giugno 2012 introdotto a proroga dell’originario termine per l’adeguamento alle nuove disposizioni.

-       Con la nuova disposizione l’Ufficio del Registro delle Imprese, nel ricevere una domanda di iscrizione da parte di una impresa costituita in forma societaria che non abbia iscritto anche il proprio indirizzo PEC, emette, in luogo dell’applicazione della sanzione prevista dall’art.2630 c.c., un provvedimento di sospensione della domanda – e conseguentemente dell’iscrizione nel Registro Imprese di ogni qualsiasi atto riferito alla società - per un periodo di tre mesi, per far si che la domanda stessa venga integrata con la comunicazione dell’indirizzo PEC.

Sanzioni per omessa comunicazione

Trascorsi i tre mesi, l’Ufficio del Registro delle Imprese procede alla registrazione dell’impresa ed opera in via automatica l’applicazione della sanzione di cui all’art. 2630 del Codice civile (come modificato dalla Legge 11 Novembre 2011, n. 180), vale a dire la comminazione di una sanzione amministrativa pecuniaria da 103 euro a 1.032 euro a carico di chi omette di eseguire, nei termini prescritti, denunce, comunicazioni o depositi presso il registro delle imprese, che si riduce ad un terzo se la comunicazione avviene nei 30 giorni successivi alla scadenza del termine prescritto.

Gli operatori di settore sono pertanto invitati a prendere nota delle recenti modifiche normative onde adeguarsi alle nuove prescrizioni e scadenze.